이 영상은 매번 상황에 맞춰 다른 프롬프트를 입력해야 하는 이메일 자동화의 번거로움을 해결하기 위해, GPTs(맞춤형 GPT) 기능을 활용하여 나만의 업무 메일 작성 비서를 만드는 방법을 소개합니다.
1. GPTs 제작의 필요성 및 이점
문제점: 기존 방식은 “정중하게 써 줘,” “영어로 번역해 줘” 등 상황별 프롬프트를 매번 입력해야 하는 번거로움이 있습니다.
GPTs의 이점: 이메일 전송을 전문적으로 돕는 전용 GPT를 만들어, 메일 톤(tone)이나 기본 양식을 미리 설정해 두면 긴 프롬프트 설명 없이도 사용자의 취향과 필요에 맞는 이메일 초안을 즉시 생성할 수 있습니다.
주의사항: GPTs는 유료 GPT 구독 버전에서만 사용 가능합니다.
2. GPTs 제작 단계
나만의 메일 비서 GPTs를 만드는 구체적인 방법은 다음과 같습니다.
GPT 탐색: ChatGPT 왼쪽 사이드바의 ‘GPTs’ 메뉴를 통해 GPT 탐색 창으로 이동합니다.
새 GPT 만들기: 오른쪽 상단의 ‘만들기’ 버튼을 클릭합니다.
이름 및 설명 설정: ‘구성(Configure)’ 탭에서 GPT의 이름(예: 이메일 작성 비서)과 설명을 입력합니다.
역할 및 작동 지침 정의: 가장 중요한 단계로, ‘지침(Instructions)’ 섹션에 GPT가 따를 규칙을 명확히 입력합니다.
- 역할: 새로운 메일 초안 작성 및 받은 메일에 대한 회신문 작성
- 작동 방식: 요청 내용을 바탕으로 자연스럽고 명확하게 작성하며, 받은 메일 본문이 주어지면 적절한 회신 문장을 작성하도록 합니다.
- 기본 규칙: 문장을 간결하고 자연스럽게 작성하며, 요청에 따라 말투를 조정합니다. 일정 관련 메일의 경우 필요한 정보(장소, 날짜 등)를 사용자에게 먼저 질문하도록 설정할 수 있습니다.
기본 템플릿 설정: 메일의 시작(인사말)과 끝(마무리 인사)을 정형화된 형태로 미리 설정해 두어 바로 복사해 쓸 수 있게 합니다.
외국어 처리 규칙 추가: 영어 메일을 받았을 때 영어로 회신하도록 규칙을 추가하여 언어 이슈를 해결합니다.
3. 대화 스타터(Conversation Starters) 활용
기능: 자주 사용하는 복잡한 요청(프롬프트)을 미리 버튼 형태로 설정해 두는 기능입니다.
활용: 예를 들어 “영어로 온 메일을 자연스럽게 번역해 주고 회신 메일까지 써 줘”라는 긴 요청을 버튼 하나로 실행할 수 있어 업무 효율을 높일 수 있습니다.
영상을 마무리하며, 이 GPTs 기능을 활용해 자신만의 메일 업무 비서를 만들어 볼 것을 추천했습니다.
